創建SOP：員工離職流程的逐步指南

一個關於公司文化的負面評價就可能影響企業的聲譽。雖然人力資源部門投入了大量精力來創造愉快的入職體驗，但離職流程往往不受重視。當需要與員工分道揚鑣時，周到的離職流程至關重要。這可以確保雙方順利過渡，並將員工的知識和經驗傳遞給團隊成員。

在這篇文章中，我們將介紹基本的員工離職流程SOP、如何建立全面的離職清單，並分享成功的最佳實踐。

二、為什麼離職流程SOP至關重要？

沒有企業願意在前員工的「黑名單」上。因此，離職流程SOP應做到順暢、安全、專業。以下是離職流程如此重要的關鍵原因：

1. 前員工是企業的“形像大使”

有些員工在公司內部形成如同家人般的緊密關係，離別時往往帶有情感。他們會在新的工作環境中談論公司，並可能成為企業的口碑傳播者。 75%的求職者會在申請工作前關注雇主的品牌形象。因此，離職管理直接關係到企業的品牌形象，為後續的招募奠定良好的基礎。

2. 給前員工留一扇“回歸之門”

好的離職SOP能讓員工離開時感到滿意，讓他們未來可能會考慮再次回歸。而且，前員工回歸往往意味著他們適合企業文化，減少了培訓成本，提高了生產力。

3. 確保知識順利傳遞

完整的離職SOP可確保知識與職責的順利交接，減少因員工離職帶來的營運中斷，保障業務連續性。使用HelpLook AI知識庫等知識分享工具可以幫助員工內部分享知識，輕鬆協作，並建立知識庫，以便於後續查閱和使用。

4. 保護敏感資訊

有效的離職流程能保護企業的敏感信息，確保所有公司資料和系統的存取權限被撤銷，收回公司財產，從而減少資料外洩和機密資訊被濫用的風險。根據統計，76% 的IT 負責人表示，「離職是一個重大的安全威脅。」為了應對離職帶來的風險，有必要建立有效的協議，提取有關應用程式可用性的相關資訊並採取行動。

小貼士：可以使用自動化流程來減少人為錯誤，例如關閉SaaS帳號、撤銷密碼、更新系統權限等任務，提高離職流程的效率和安全性。

三、制定員工離職SOP的步驟

制定離職流程的第一步是冷靜面對，畢竟離別對員工和雇主來說都不容易。開始離職文件記錄時，可從以下關鍵點著手。

1. 確認關鍵利害關係人

首先，確保所有涉及離職流程的利害關係人步調一致，並了解員工離職所需的各項步驟。溝通清楚每位相關人員的任務和資訊需求，以便順利處理員工的離職手續。例如，若離職員工有緊急貸款，需讓財務部門計算並準備最終結算金額，確保薪資發放準確無誤。

這些關鍵利害關係人包括人力資源、IT人員、部門經理及其他相關部門。確保所有人明確各自的角色和職責，才能促進離職流程順利且有效率地進行。

2. 制定離職清單

在中央化文件中建立離職清單，以便每次有員工離職時能快速存取和執行。如果資訊分散，會容易漏掉步驟，影響員工的滿意度和團隊協作。

3. 明確離職預期

當員工辭職時，人力資源部應透過電子郵件通知員工具體時間表、所需的操作步驟以及IT和薪資部門的職責。這種透明度可以減少混亂，確保順利過渡。同時，經理應盡快通知團隊、部門和人力資源部員工離職的消息。

4. 製作離職面談表

這是公司為數不多的能夠了解員工在職體驗的機會。離職面談收集到的回饋可以幫助公司改善未來員工的體驗。不過，最重要的是在表格中設定合適的問題，以獲得有價值的答案。可參考以下問題：

- 離職原因是什麼？
- 與上級的合作體驗如何？
- 推薦的替代人選及所需技能？
- 工作中最喜歡的部分是什麼？
- 希望改變公司文化的哪一部分？
- 對公司文化最滿意的是什麼？
- 是否接受了職前訓練以幫助順利過渡？

這些問題能幫助公司更深入了解員工的經驗、想法和感受，作為未來改善的依據。

5. 建立知識移轉程序

前員工的知識有時會在一年後仍然發揮作用，因此公司內部應確保保存相關知識。記錄他們的日常活動、優先任務、文件存取權限、系統文件及交接細節（尤其是涉及自由工作者或合約工的合作內容）。

可以考慮創建單獨的文件或視頻，詳細說明其特定任務的最佳實踐，這將使繼任者能夠快速上手。

知識移轉文件應包括正在進行的專案、關鍵節點時間等內容。製作關鍵任務的操作手冊和指南，確保交接過程平穩過渡，不影響營運效率。使用HelpLook AI知識庫等線上文件工具將使知識轉移過程更輕鬆，團隊也能更方便地存取。

6. 確保隱私和保密性

安全是員工離職過程中的首要考慮因素，任何疏忽都可能造成巨大損失。根據Biscom報告，87%的離職員工帶走了公司數據，其中28%帶走了他人創建的數據，87%的數據外洩中包含公司報告和策略文件，31%涉及客戶名單，25%涉及智慧財產權。這類資料外洩會為公司帶來巨大的風險。

建議採取嚴格的安全控制措施以避免類似事件。可以採取以下幾項措施強化隱私權保護：

- 停用前員工的SSO帳號，確保關鍵系統的安全。
- 關閉前員工的SaaS帳號，這不僅有助於提升安全性和合規性，還能節省成本。

四、離職流程的三項最佳實踐

確保在員工離職時，每個團隊成員都參與其中。確保離職的員工感到被尊重，而不是被忽視。像歡迎他們加入公司時一樣，為他們的離職過程提供周到的體驗，給他們在公司最後的工作日留下美好的回憶。

1. 定期更新離職流程清單

每家公司都應根據政策和程序的更新，及時調整離職清單，確保離職流程符合最新標準。

2. 文件保留與歸檔

作為人力資源部的一員，可以隨時提取離職面談記錄、最終結算單和知識轉移記錄等文件。將這些重要文件集中保存，方便隨時查閱，確保資訊管理有效率且井然有序。

3. 技術存取權限的撤銷

49%的公司在員工離職時失去了至少5%的公司資產。這顯示公司需要加強對IT環境的保護。隨著技術應用的增加，特別是SaaS和雲端服務的普及，公司需要在員工離職時撤銷其雲端基礎設施和網路的存取權限。這可以透過SSO管理工具或直接從應用程式撤銷權限來實現，保障企業資料安全。

總結

借助知識庫軟體，建立員工離職文檔，包括離職政策、培訓和交接計畫、法律合規清單等。這將提升HR的工作效率，同時有助於平穩過渡。

HelpLook AI知識庫促進員工溝通、指導離職步驟並實現自動化工作流程。如果您希望提升員工體驗並改善文件管理，那麼不妨利用這項工具，探索文件管理、內容管理、 AI會話和流程指導等前沿領域，讓企業在提升營運表現的同時，為員工提供更佳的工作體驗。