十大法則：促進職場知識分享的有效策略

知識分享，簡而言之，就是個體間資訊與專業知識的互換行為。這為何至關重要？因為企業內所有成員所掌握的綜合知識，是公司最寶貴的資產之一。它不僅能讓每位員工出色地完成本職工作，也確保了公司整體營運的高效與順暢。同時，這也是企業保持競爭優勢的關鍵。

整體而言，正是這些要素，使你的企業在眾多競爭者中脫穎而出，並讓你能以獨特的方式為客戶提供價值。事實上，根據德勤的《人力資本趨勢》報告，在受訪的組織中，有75%認為創造和保留知識對它們的成功至關重要。

當然，只有員工之間積極且持續地進行知識分享，團隊的知識儲備才能持續成長。但遺憾的是，說服員工分享知識並非易事，尤其是在尚未建立起相應文化氛圍的情況下。知識共享文化的創造與實施往往面臨許多挑戰，美國企業因知識共享效率低下，每年在生產力方面的損失高達270萬至2.65億美元（具體金額依企業規模而定）。

以下將深入探討以下內容：知識共享的含義、為何要在職場中鼓勵知識共享、影響知識共享的常見障礙、知識共享的類型以及如何在職場中改善知識共享。因此，無論你是希望促進團隊成員間知識共享的經理，還是渴望向同事學習並為組織成功貢獻力量的個人，希望下面這篇文章將助你開啟這趟旅程。

什麼是知識共享？

知識分享是指個體或群體間交換資訊、想法和經驗的過程。它涉及在組織或團隊內部，以及與外部利害關係人之間共享知識和專長，是知識管理的關鍵環節。知識可以透過多種方式在不同層面上進行分享。幾種主要的知識類型包括：

• 隱性知識：難以用言語表達或溝通。這包括個人經驗、見解和技能，通常透過面對面交流來分享。師徒或在職訓練就是隱性知識傳遞的例子，而說故事也是分享隱性知識的有效途徑，人們可以透過直接觀察和體驗來學習。
• 顯性知識：易於記錄和分享。這包括事實、程序和流程，通常透過書面文件、簡報和正式培訓專案來傳遞。
• 默會知識：根植於組織的實踐、流程和文化中，往往難以辨識和捕捉。然而，它可以透過共享經驗、傳統和文化實踐來傳遞。

在探討如何運用多種策略使職場中的知識分享更為有效之前，讓我們先了解為何要重視改善知識分享，以及你可能會遇到的一些典型障礙。

職場中鼓勵知識分享的好處

知識共享的目的在於增加群體或組織的整體知識和理解，從而改善決策、問題解決能力和創新能力。不過，要促進知識分享的順利進行，需要投入與決心。知識的自由且持續交流不會一蹴而就，也不會憑空發生。它需要共同努力和明確意圖。儘管如此，投入是值得的。知識共享有著無數的好處，對你的團隊成功至關重要。

1. 增強組織一致性

雖然保持個性對於建立多元化和快樂的員工隊伍至關重要，但員工與公司的使命和整體目標保持一致也同樣重要。這有助於創造凝聚力並提升工作投入度。沒有知識共享，就無法實現組織一致性。員工必須在同一頻道上，而這需要透過持續的知識共享來實現。這能確保每個人都了解情況，與公司的價值觀保持一致，並專注於當前的專案或目標。

2. 提高生產力

員工每週有近20%的工作時間用於尋找完成工作所需的資訊。這意味著你的員工將五分之一的時間浪費在了尋找本應觸手可及的知識上。透過讓知識更容易取得和發現，你的員工可以將更多時間專注於工作，而不是尋找資訊。此外，透過改善知識共享，你可以更輕鬆地隨時讓所有員工保持資訊更新。這反過來又能使你的員工在工作上更有效和更有效率，進而提高生產力。

3. 提升知識保留率

個體層面的知識保留對個人的表現至關重要。然而，在團隊合作的環境中，每個人都必須具備相同的知識。一個小小的錯誤就可能導致整個團隊的退步和表現下降。為確保這種情況不會發生，整個團隊都需要保留關鍵資訊。透過共享知識和專長，組織可以識別和捕獲有價值的知識，並將其以結構化和有序的方式儲存起來。

這可以使團隊成員更容易獲取和保留完成工作所需的知識。此外，當員工被鼓勵與他人分享自己的知識和專長時，這會形成一個循環，鼓勵員工在工作中應用他們所學到的知識，這有助於加強他們對所共享材料的理解和記憶。

4. 促進溝通和協作

知識共享在促進組織內部溝通和協作方面發揮著至關重要的作用。透過為知識和專長的交換提供平台，組織可以改善團隊成員和部門之間，以及組織不同層級之間的溝通和協作。這有助於打破壁壘，鼓勵跨職能團隊合作，進而提高業務流程的效率和效能。此外，知識共享還可以促進與外部利害關係人（如客戶、合作夥伴和供應商）之間的溝通和協作。透過與這些利害關係人分享知識和專長，組織可以建立牢固的關係，並提高他們的合作能力，以實現共同目標。

5. 幫助企業節省成本

透過減少重複工作和減少員工尋找資訊的時間，你可以節省金錢。例如，當英特爾試圖改進其一款產品的效能時，該公司發現它遇到的60%的問題之前已經被另一個團隊解決了。

6. 提高工作滿意度和員工留任率

知識保留在創造凝聚力強的員工隊伍方面非常有效，它也透過賦予員工自信執行任務的權力來鼓勵他們更加自主。當實現自主時，員工對工作的滿意度更高，更有可能掌控自己的日常工作，並牢牢掌握自己的職涯發展。當這些因素結合在一起時，員工長期留在公司的可能性就會增加。此外，知識共享有助於創造一種持續學習和改進的文化，這有助於提高員工的積極性，從而有助於員工留存。

7. 透過創新獲得競爭優勢

知識共享鼓勵想法和觀點的交換，這可以激發創新和創造力。透過培養持續學習和改進的文化，組織可以鼓勵員工創造性地思考並提出新想法和解決方案，使組織能夠保持競爭優勢。此外，透過培養這種文化，組織可以確保他們了解行業的最新趨勢和最佳實踐，並能夠不斷適應和創新，以滿足客戶不斷變化的需求。

知識共享的障礙

大量證據表明，知識共享對於健康和成功的工作環境至關重要。鼓勵知識共享並實施促進知識共享的政策對於創造這種環境和提升公司文化是必要的。然而，巨大的潛力也伴隨著必須克服的重大障礙。為了製定實現你所設想的知識共享網絡的計劃，你首先必須了解這些計劃與現實之間的障礙。

1. 資訊孤島

雖然「知識（或資訊）壁壘」一詞可能會讓人聯想到引人入勝的畫面，並讓你想起遍布美國中部的經典田園風光，但現實卻大相徑庭。知識的障礙或資訊的孤島對你的組織構成了重大威脅。那麼，這些資訊孤島是什麼，為什麼它們如此有害呢？想像一下你回到了高中時代。每個人都向自己獨特的小團體靠攏。在這些小團體內部，一切都很好——人們相處融洽，合作順利，整體上一帆風順。然而，當被迫一起工作時，這些不同的社交群體幾乎完全無法相容。

同樣的動態也可能存在於公司內部。不同的是，這裡的群體不是足球員、藝術生、金屬樂迷等，而是組織內的各個部門。這些部門各有自己的文化、知識和心態。當你試圖將這些部門融合起來——這在知識共享中是必要的——摩擦就會顯而易見，由於這些組織壁壘，生產力會停滯不前。當然，這種孤立主義心態幾乎從來都不是故意的。相反，它隨著各部門專注於自己獨特的目標而自然發生，與其他部門的溝通則退居次要地位。由於知識壁壘是自然發生的，因此採取有意識的步驟來抵消它們就更加重要了。

2. 知識囤積

雖然知識壁壘通常是在不經意間形成的，但知識囤積則完全相反。這是知識共享的障礙，發生在組織內的員工故意不分享關鍵資訊時。這可能聽起來很罕見或不尋常，但事實上，這是許多公司都會遇到的相對普遍的現象。因此，了解員工為何將關鍵資訊保密至關重要。員工囤積知識主要有三個原因：競爭、恐懼、利用。

通常，這些動機可以追溯到組織文化中不經意鼓勵了這種行為的一些因素。例如，員工可能希望透過獲得相對於同事的優勢來取得個人勝利。他們可能擔心自己的貢獻在職場上會受到負面反應。他們甚至可能為了讓自己在職位上不可或缺而扣留資訊。

3. 缺乏機會

隨著遠距工作的日益普遍，知識共享面臨了一個新的障礙——由於社交互動有限而嚴重缺乏機會。傳統上，員工有機會在休閒和專業的基礎上進行交流、聊天和交換資訊。從陳腔濫調的飲水機旁閒聊到正式的會議室，社交互動一直存在，並有利於知識分享。現在，越來越多的團隊成員在家工作。這意味著偶遇、社交互動和不受阻礙的知識共享的機會減少了。這並不是說他們在進行知識囤積，或資訊孤島隨機出現；而是說他們根本沒有像在傳統辦公室環境中那樣與同事自由交流的機會。

職場中發生的知識共享類型

知識在職場中通常透過以下幾種方式分享：

1. 正式培訓項目

這些是旨在向員工傳授特定技能或知識的結構化培訓計畫。它們可以面對面進行或在線進行，並可能由內部培訓師或外部專家提供。

2. 師徒制

這涉及更有經驗的員工與經驗較少的員工分享他們的知識和專業。被教導的人可以透過觀察、提問和接受導師，小領導的指導和回饋來學習。

3. 協作

這涉及與他人合作分享知識和想法，以實現共同目標。這可以透過團隊會議、小組專案或非正式討論來進行。

4. 使用知識管理軟體

有許多知識管理工具如HelpLook、Notion、Zendesk、釘釘、飛書等，可促進職場中的知識共享，例如線上協作平台、社群媒體、知識庫軟體和內部網路系統。

5. 非正式知識共享

這指的是職場中自發性且偶然發生的知識分享。它可能發生在休閒談話、團隊午餐或其他非正式場合。

如何有效推廣公司內部的知識共享

在推動公司內部知識共享的過程中，有幾個關鍵步驟至關重要。透過調整這些步驟的順序，並引入「HelpLook」作為知識共享的工具，我們可以更有效率地實現知識共享的目標。

1. 集中知識，創造唯一真相來源

首先，我們需要將組織累積的知識集中起來，創造一個所有團隊成員都可以隨時存取的唯一真相來源（SSoT）。這可以透過使用知識庫軟體，如HelpLook，來實現。 HelpLook支援將顯性或隱性知識傳達給其他個體，確保知識準確、組織良好且最新。透過知識庫，我們還可以限制存取權限、提供出色的搜尋功能和結構，以及存取詳細的分析數據，從而更好地了解知識共享的方式並進行改進。

2. 建構促進知識共享的文化

接下來，我們需要建構一個促進知識共享的公司文化。這包括為公司設定清晰的使命和願景，建立共同的成長理念，並在員工中培養社區意識。同時，我們要記住知識共享是建立人際關係和促進人與人之間合作的過程，因此實踐社群或卓越社群是建立知識共享文化的絕佳方式。當知識共享的文化被接納並融入公司的基因時，員工就會更容易持續地分享他們所知。

3. 簡化知識共享與保存

為了將知識共享文化付諸實踐，我們需要為員工提供高效率、有效的知識分享管道、平台和空間。 HelpLook作為知識共享工具，可以支援多種溝通管道，讓員工能夠靈活溝通和無障礙交流。同時，我們也應該保存共享的知識，將其作為知識資產進行存儲，以便隨時間存取和共享。

4. 明確角色

在知識共享過程中，明確的角色分工對於推動這些努力至關重要。無論是解決需求領域還是創建特定的學習計劃，我們都需要明確的角色來引導知識共享。這可以透過指定「專家」角色與「學習者」角色，或在新員工入職培訓期間指定經驗豐富的導師來實現。

5. 標準化知識共享工作流程

為了確保知識共享的高效性，我們需要標準化工作場所中知識共享的流程。這包括明確需要分享哪些知識、了解誰參與共享過程以及他們的角色是什麼、標準化知識應該如何共享和接收、明確如何確認知識已成功接收，以及定義知識未成功傳輸時的程序。透過HelpLook，我們可以更容易實現這些流程的標準化和自動化。

6. 鼓勵並獎勵努力

最後，我們需要鼓勵員工積極參與知識共享，並透過認可、承認和慶祝他們的努力來激勵他們。這可以透過提供有形獎勵或內在動力來實現，例如小禮物、金錢獎勵或職業晉昇機會。同時，我們也可以透過HelpLook來追蹤和評估員工的知識共享貢獻，以便更好地認可和獎勵他們。

透過調整知識共享的步驟順序，並引入HelpLook作為知識共享的工具，我們可以更有效率地實現知識共享的目標。無論你在公司內部如何推進知識共享，有一件事是確定的——成功取決於你的員工以及你用於高效、優化地共享知識的技術。點此直接免費體驗HelpLook 。