策略詳解 | 透過知識庫存取權限的管理，保護知識資產

標籤：安全措施 ,存取控制 ,身份驗證

建立全面知識庫是優質服務的核心，但保護其中的敏感資料也是很重要的。由於知識庫可能包含機密訊息，必須採取嚴格的安全措施和存取控制，防止未授權人員存取和濫用，確保客戶隱私和公司機密的安全。而HelpLook是一個實用的工具，可協助組織和個人管理文件並提供安全保障。

|知識庫文件管理的必要性

安全資訊儲存庫的核心任務是強有力地保護敏感和機密數據，包括個人客戶資訊、財務記錄和商業機密。缺乏可靠的安全措施可能導致未經授權的破壞、洩漏和安全威脅。因此，對敏感資料的保護至關重要，以避免不必要的損失和風險。

1. 為用戶加強身份驗證

身份驗證是確認個人身份的方式，如密碼、指紋、臉部辨識等。在資訊儲存庫中，身份驗證旨在防止未授權人員存取敏感數據，例如部署嚴格的身份驗證機制，確保僅授權人員可存取資料。還需採取其他安全措施，如使用安全性令牌和強密碼策略，以增強資料安全性。

2. 分層權限管理

除了驗證單一使用者之外，還可以採取基於角色的存取控制（RBAC）的方式，根據個人在組織中的角色分配資料可存取性等級。與員工個人賦予權限不同，它是根據他們在組織中的角色來決定他們可以存取哪些資料。例如，IT經理和客戶服務代理因角色不同，資料存取權限也不同。這確保只有真正需要的人才能存取敏感數據，防止資料外洩。

3. 確保資料的完整性和及時性

為確保資訊儲存庫的安全性和功能性，需進行定期審查和內容更新，並採用控製版本的程序，以確保使用者獲得最新、準確的資料。

|如何透過HelpLook知識庫進行權限設定管理？

保護機密資訊和提供流暢體驗需嚴格控制存取權限和保證資訊準確性。 HelpLook適用於不同規模的存取控制，靈活管理文件權限。管理員可自訂員工存取權限，確保機密安全並提升使用者體驗。

1.單獨分享欄位：私有存取設置

在許多企業中，敏感材料需要保護，以防未經授權的人員存取。管理員可以設定存取控制，限制員工的存取權限。為方便管理，可將網站設為私有，並設定共用密碼，只有授權人員才能訪問，以確保資訊安全。

①後台頁面左側「設定」->「網站設定」->「存取權限」 ，把網站存取權限設為「私有存取」 。

②選取欄目，點選「 ··· 」符號，選擇「分享連結」 。

用戶需輸入密碼才能開啟分享連結。使用共享密碼可以提供一定程度的保護，但這種密碼有外洩的風險，所以可能需要經常更換。如果想要完全保證文章的機密性，也可以選擇「關閉連結」選項。

*只能分享發佈狀態下的欄位和文章

*分享連結預設長期有效，如需更改密碼可點選「重設密碼」隨機產生新密碼

*右上角可點擊選擇開啟/關閉鏈接，關閉鏈接即關閉分享，無法再從外部打開此鏈接

2.配置查看欄目的權限：驗證碼訪問&企業成員訪問

·方式一：驗證碼訪問

驗證碼是一種安全措施，它可以防止惡意的自動化攻擊，例如大規模的猜測密碼或暴力破解。透過設定驗證碼，企業可以防止惡意軟體、機器人或未經授權的人存取知識庫，保護知識庫的安全。

① 後台頁面左側「設定」->「網站設定」->「存取權限」 ，把網站存取權設為「驗證碼存取」 。

②選取欄目，點選「 ··· 」符號，選擇「存取權限」 ，即可給不同的分組配置查看該欄目的權限。

·方式二：企業成員訪問

這是一種存取控制機制，企業可以透過設定哪些成員或部門有權存取知識庫，從而有效管理知識庫的存取權限。這不僅可以防止未經授權的訪問，還可以保護企業的敏感資訊或專有知識不被外洩。

① 首先，你需要先同步企業微信的組織架構，具體操作可點選參考以下這篇文章：

《HelpLook支援同步企微組織架構，管理內部知識庫更方便！》

② 後台頁面左側「設定」->「網站設定」->「存取權限」 ，把網站存取權設為「企業成員存取」 。

③選取欄目，點選「 ··· 」符號，選擇「存取權限」 ，即可給不同的部門和成員設定查看該欄目的權限。

各行各業的許多專業人士正在使用知識庫軟體來創建各種數位資源，從全面的線上知識庫到詳細用戶手冊、培訓手冊、常見問題解答（FAQs）、標準操作程序（SOP）、產品說明、企業部落格和逐步說明等。對於許多創作者來說，他們投入了大量時間和精力來創造這些寶貴資源，並不希望這些資源被未經授權的人隨意查看或取得。

而HelpLook這個平台的權限設定功能，能夠精細化管理授權特定成員或用戶訪問相關內容和文檔，既防止信息洩露，又保障成員和用戶高效獲取信息，實現了知識庫的安全和高效管理。

想要更好地保護知識資產，那就試試HelpLook吧！

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最近修改: 2024-09-02Powered by