十大必備功能：打造高效率知識庫的關鍵因素

一個好的產品知識庫應該成為顧客了解產品功能、解決故障、滿足產品相關查詢的重要資源。但如果沒有合理地維護和更新，可能就失去了存在的價值。

知識庫的有效性取決於其所包含的資訊是否全面、準確和實用。而要實現這一點，需要專注在一些關鍵功能。

以人工智慧驅動的知識庫平台HelpLook為例，它透過利用這些關鍵功能來提升客戶支援的效率和效果。在接下來的文章中，我們將深入探討這些關鍵功能以及HelpLook的具體應用和實踐，以幫助企業更了解如何利用知識庫工具來提高客戶滿意度和忠誠度。

了解知識管理系統

知識管理系統就像一個數位圖書館，用於收集、整理和分享整個公司的知識。它是企業內容管理系統的專業分支，透過軟體將資訊整合到一個中心，打破資訊障礙，簡化相關數據的搜尋。

這不僅是一個儲存知識的倉庫，它還支援內容的生成，並允許客戶和員工自行解決問題，無需直接尋求支援。這種自助功能不僅提高了使用者體驗，透過提供快速的解決方案，還減少了客戶需要聯繫客戶服務的必要性。

採用知識管理軟體的主要優點包括：

• 幫助組織內成員更好地協作和共享智慧，並提高工作效率。
• 讓團隊和客戶快速存取必要的訊息，提高任務效率。
• 為決策者提供最新、準確的數據，幫助他們做出更好的判斷和決策。
• 透過減少搜尋資訊的時間，提高員工的生產力。
• 讓客戶自行尋找解決方案，提高他們的滿意度。
• 簡化自助服務功能，減少對人工客服的需求。
• 透過有效解決客戶查詢來增強企業的品牌聲譽。

知識庫軟體的自助服務功能

隨著科技的發展和社會的變化，傳統的技術支援方式，如透過電話進行複雜的指導正在漸漸被淘汰。

現在，人們更加依賴數位技術，尤其是年輕的千禧世代和Z世代，他們從小就與數位技術緊密相連，智慧型手機等數位設備已經成為他們生活中不可或缺的一部分。這種變化要求技術支援團隊需要適應新的方式來提供更有效率、更便捷的服務。

如今，擁有技術訣竅的團體在很大程度上依賴他們自己解決問題的能力，所以選擇適合企業需求的知識管理工具變得至關重要。在眾多數位解決方案中，HelpLook以其簡單、無程式碼的知識庫建置方式吸引了許多企業。它利用AI工具來開發、分享和管理各種知識資源，包括常見問題解答（FAQs）、產品說明、手冊、協議和商業wiki等。同時，它也能為企業員工和客戶提供可靠的、由AI產生的答案，幫助他們快速解決問題。

HelpLook如何幫助使用者充分利用知識庫？

HelpLook透過專注於以使用者為中心的方法，大幅改變了使用者與知識管理系統互動的方式。以下是HelpLook能夠幫助使用者充分利用知識庫的原因：

1.AI知識庫

AI聊天機器人在高效、及時地解決用戶查詢方面表現出色。當涉及知識庫時，這一點尤其重要，因為團隊成員在搜尋答案時可能不會使用與文件或流程中相同的術語。

HelpLook AI能夠理解團隊提出的問題，提供簡明答案摘要和相關頁面連結。此外，HelpLook AI不僅限於提供AI回應，它還可以幫助建立包含AI搜尋功能的嵌入式內部知識庫。 HelpLook AI搜尋應用程式為服務平台、行動體驗和虛擬代理提供尖端的消費級搜尋引擎。其智慧查詢功能使用戶能夠快速找到所需答案，使員工能夠獨立搜尋知識。

透過自適應學習演算法，HelpLook AI不斷改進其理解能力，提供更準確的答案。它能夠根據使用者的行為和偏好，提供個人化的內容推薦，從而提高團隊對知識庫的參與度。

2. 使用者友善的內容創作與編輯

為了促進使用者參與和資訊存取，HelpLook知識庫軟體應該具備以下特性：

• 提供直覺且使用者友好的所見即所得編輯器介面，以滿足不同使用者的偏好。
• 知識庫需要有良好的組織結構，包括清晰的選單、麵包屑導航和邏輯類別，以幫助使用者快速找到所需內容。
• 知識庫應該具有響應式設計，能夠適應各種裝置螢幕尺寸，確保使用者在不同裝置上獲得最佳體驗。
• 知識庫還應支援各種媒體嵌入，如圖像、表格和視頻，並提供段落格式、縮排和錨鏈接等自訂功能，以增強內容的吸引力和資訊量。

3. 協同工作空間

HelpLook促進了即時協作，使用戶能夠交流和分享見解，並共同建立知識。這有助於培養共享學習的文化，並促進團隊成員之間的協作。

透過HelpLook，跨團隊的資訊共享變得更加輕鬆無縫，員工可以輕鬆存取他們需要的資訊，同時也確保敏感內容的安全性。另外，透過可自訂的權限設置，可以保護敏感資訊並規範對它的訪問，確保機密資料得到妥善保存。

4. 數據統計與分析

HelpLook中的進階分析功能可以幫助使用者發現知識庫中的潛在改進之處。透過深入分析用戶搜尋行為和知識內容的細微差別，可以獲得關於用戶如何與平台互動的關鍵見解。

HelpLook還提供每日、每周和每月的報告，以闡明團隊與內部知識庫互動的有效性。這些報告可以幫助使用者更好地理解知識庫的使用情況，並制定相應的改進措施。

HelpLook透過提供有關使用者活動和貢獻的回饋來激勵使用者的持續參與和知識庫的發展，這種策略有助於確保穩定的使用者參與度。

HelpLook將這些以使用者為中心的功能與一系列強大的知識管理工具結合，不僅滿足使用者需求，也激勵他們積極參與並為知識共享文化作出貢獻。這種策略有助於培養使用者的歸屬感和參與感，從而促進知識庫的持續發展和壯大。

5. 文件版本控制和追蹤

當一個知識庫的內容被修改時，這個修改日誌會記錄下每一次的修改內容、修改時間和修改人。這樣的記錄可以確保每個人都能追蹤到內容的每一次變化，同時也可以避免在多人協作時出現版本衝突的問題。

如果知識庫的內容出現了不準確或計劃外的更改，恢復文字早期迭代（還原文件）的功能可以保證內容的完整性和統一性。

透過追蹤更改的細節、識別這些更改的作者以及確定每次編輯的時間，可以幫助維護一個可靠和開放的知識庫，這是版本管理的基石。版本管理是一種控制知識庫內容變更的過程，它有助於確保內容的完整性和準確性。透過記錄每次編輯的時間和作者，可以追溯到每一次的修改，從而更好地管理和控制知識庫的內容。

這種版本管理功能可以幫助團隊成員更好地合作，避免衝突和誤解，確保知識庫的準確性和一致性。同時，它還可以提高團隊的工作效率，減少不必要的溝通和重複工作。

6. 透過SEO 友善功能增強可見性

HelpLook先進的搜尋引擎優化（SEO）功能可以提昇文件網站的排名，提供了一系列全面的選項，包括免費外掛程式、可自訂TDK和URL優化，使內容在搜尋引擎上更加突出。這些功能有助於提高網站在搜尋引擎結果中的排名，從而吸引更多的流量。透過SEO優化，HelpLook可以幫助使用者將重要內容的覆蓋範圍擴大到更多的受眾，提高網站的可見度。

透過調整TDK（標題、描述和關鍵字）等關鍵元素，企業能夠影響搜尋引擎對其內容的識別和分類方式，從而提升網站在搜尋引擎結果中的排名。透過優化這些元素，企業可以增加網站的流量，提高線上效能。

同時，HelpLook也提供了網站地圖，方便使用者在公司知識庫中尋找重要資訊。利用這些功能，企業可以擴大其線上影響力，並確保其內容能夠有效地吸引目標受眾。

7. 多裝置相容性

多裝置相容性是必備知識管理功能之一，它可以讓使用者從各種裝置存取幫助中心，包括桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦和智慧型手機。無論使用者使用哪種設備，他們都可以隨時隨地存取所需的資訊。

多設備相容性對於經常出差的遠端團隊和客戶非常有益，因為他們即使在外出時也可以保持與知識庫的連接和更新狀態。

8. 互動支持

HelpLook不僅滿足於提供靜態內容，而是努力為使用者提供更具互動性的支援選項。無論是AI聊天機器人還是即時支援集成，都是為了讓用戶在任何時候都能獲得滿意的體驗。

9. 第三方集成

HelpLook是一個高效、多功能的知識管理系統，可輕鬆與其他平台連接，從而擴展其功能並提高工作效率。用戶之所以喜歡HelpLook這樣的平台，是因為它們與Google Drive等服務相容，這使得在不同平台間切換變得輕而易舉。

HelpLook不僅提供靜態內容，還允許用戶在各種訊息平台上利用AI聊天機器人。使用者可以根據自己的需求自訂AI，使其更適應自己的查詢。此外，透過整合OpenAI或Azure API金鑰，使用者可以獲得更多AI驅動的答案，從而進一步提高工作效率。

10. 性價比高

HelpLook為不同規模的公司提供了四個不同的價格方案。無論選擇哪個方案，使用者都可以獲得完整的平台功能和存取權限，包括AI聊天機器人。這種設定方式確保了每個企業都能充分利用HelpLook的所有功能，而不受其選擇的方案的限制。

與其他知識庫工具相比，HelpLook的性價比更高，尤其適合中小企業。每月只要7美元起，即可享有HelpLook的優質服務。定價方案也很靈活，企業可以根據自己的預算選擇合適的方案。

如果您想了解更多關於HelpLook的定價選項，您可以造訪其定價資訊頁面。

還在找知識庫工具？ HelpLook值得一試！

選擇合適的知識管理系統對企業至關重要找到最適合企業的系統可以提高工作效率、加強團隊溝通，並保護智慧財產權。因此，企業在選擇時應該考慮實際需求和發展方向，並做出正確的選擇，以獲得長遠的利益。

在眾多的知識管理系統選擇中，HelpLook是優選。它具有先進的AI聊天機器人、強大的搜尋功能、無縫的小部件整合以及簡潔直觀的用戶介面。 HelpLook的高級內容管理和AI搜尋功能確保資料易於訪問，並透過強大的訪問和權限設定進行安全管理。

HelpLook與各種外部應用程式的相容性使其成為適合不同專業用戶的綜合工具，所以選擇HelpLook是一個以用戶為中心、可靠且可擴展的選擇，能夠支援業務成長。立即開始免費試用！