Notion 替代方案: SaaS公司如何在線上建立企業知識庫？

在追求高效率與創新的道路上，工具的選擇至關重要。近期，OpenAI推出的Sora及其高階加速版Sora Turbo在影片產生領域引發了轟動。

（圖源網路）

然而，每個企業的需求都是獨特的，尋找最適合自己的工具成為關鍵。例如，Sora可以幫助企業快速產生影片。亦或者，在知識管理與團隊協作領域，Notion以其多功能性和豐富的功能集合，廣泛應用於部落格建立、知識庫建置等場景。

但並不是每款工具，都是一安裝上就完全適用的解決方案。 Notion 也並非適合所有團隊，尤其在企業需求升級或預算限制的情況下。本文將給大家分析下Notion 的特色及其適用團隊，並推薦適合SaaS 公司或其他產業企業的幾款替代工具。

為什麼尋找Notion 替代品？

Notion，將筆記記錄、文件儲存、資料庫管理與專案管理功能巧妙整合，打造一站式工作解決方案。透過Notion Pages，使用者能夠輕鬆建立融合文字、圖片、表格及多媒體元素的豐富協作文檔，滿足多樣化工作需求。 Notion以其高度的靈活性著稱，支援使用者自訂工作流程、即時追蹤專案進度，並實現資訊的集中管理，是團隊知識共享、專案規劃與文件編制的理想選擇。

儘管Notion功能強大，但國內企業在使用時可能會遇到一些限制，例如分級定價模式、介面複雜性或自訂選項的不足。這些限制可能阻礙企業高效管理知識庫，尤其是當團隊規模擴大、需求變得更加多元時。因此，尋找替代方案，以找到更貼合企業需求、成本效益更高的工具，顯得特別重要。

適合SaaS公司的最佳Notion 替代品:

對於預算緊張的企業來說，尋找類似Notion 替代品可以幫助企業降低成本。高成本不應成為有效專案管理和組織的障礙，特別是新創公司和規模較小的團隊。以下為大家介紹幾款平替Notion 的工具。

1. HelpLook

HelpLook是一款可為各類型和規模企業用戶設計的知識庫管理工具，它提供了線上編輯、markdown編輯、多端/多版本即時同步等功能，確保團隊協作的高效與安全。其操作介面簡潔直觀，無需程式碼即可根據企業需求自訂導覽列、首頁等，大幅提升了使用者體驗。此外，HelpLook還整合了AI大模型，提供AI問答機器人功能，進一步增強了知識庫的互動性和智慧化管理水準。

與Notion 的相似性

①知識管理與分類

兩者都支援富文本編輯器，允許使用者創建、編輯和組織內容。 HelpLook 提供支援Markdown和富文本格式編輯格式，而Notion 支援類似方式的區塊編輯。

②團隊協作

兩款工具都支援多人即時協作，用戶可以在平台上同時編輯、分享和更新內容。

③跨裝置使用

HelpLook 和Notion 皆支援跨裝置使用，內容能夠即時同步。

HelpLook特有的功能

①目標使用者與用途

HelpLook 主要針對企業級用戶，特別是需要建構企業知識管理系統、幫助中心和自助服務平台的團隊，適合客服、營運和內容管理等場景。

Notion 則更偏向個人生產力工具，同時也支援小型團隊的協作，多應用於任務管理、專案追蹤和知識管理等多用途情境。

②AI 智能知識檢索

HelpLook 整合了多種AI 技術（如OpenAI 和文心一言），支援智慧搜尋、AI智能總結答案和自動生成SEO 關鍵字/描述/文章概述等。同時，它內建可自訂的AI 問答機器人，方便企業快速回應客戶需求。

相比之下，Notion 的AI智慧搜尋和答案推薦功能，不如HelpLook突出。

③深度知識管理

HelpLook 提供深度的知識管理功能，包括成員角色權限設定、搜尋行為分析、多語言網站&翻譯支援、多版本控制以及檢視作業日誌，可以滿足企業對知識庫的高效管理需求，想出海的企業只需使用一個後台，即可同時管理國內和國外業務知識。

相較之下，Notion 的知識管理更側重於模組化和靈活性，但其在大規模企業應用中的深度管理能力有限。

④品牌客製化與集成

HelpLook 支援高度的品牌客製化（導覽列、配色、自訂網域）和企業現有的系統和工具無縫整合（如企業微信、釘釘、IM），是針對企業需求設計的強大功能。

Notion 的客製化主要集中在內容佈局和模組設計，缺乏深度的企業整合功能。

⑤安全與資料分析

HelpLook 透過ISO 27001 資訊安全認證，提供詳細的資料分析功能（如搜尋熱詞、點擊率、存取量等），協助企業優化知識內容。

Notion 的資料分析功能較為簡單，更多是針對使用者個人使用或小型團隊的輕量級需求。

適用場景

適合注重使用者體驗、需要高度客製化知識庫且對協作和資訊安全有要求的企業。

2.Confluence

Confluence是由Atlassian公司傾力打造的專業知識管理與協作工具，協助團隊專案文件合作與知識分享再升級。它賦予團隊成員在頁面上即時協作的能力，同時精準追蹤每一次變更，確保知識庫始終與時俱進。此外，它與Jira、Trello等主流工具的無縫對接，讓專案管理與知識記錄渾然一體，效率倍增。

與Notion 的相似性

①兩者均集內容創作與團隊合作於一身。

②類似資料庫的功能，讓資訊組織與管理游刃有餘。

③模板與即時協作，成為提升工作效率的兩大法寶。

Confluence特有的功能

①深度整合Jira

對於已採用Atlassian產品體系的團隊而言，Confluence與Jira的緊密連結無疑更便捷了。

②專注知識管理

Confluence專為文件創建與維護而設計，協助企業打造堅實的文件管理基礎。

③精細權限控制

提供多樣化的內容權限設置，確保大型組織內的資訊安全共享。

適用場景

Confluence特別適用於追求高效團隊協作、嚴謹專案文件管理以及知識更新與追蹤需求強烈的企業，尤其在專案管理、知識管理、客戶服務等領域廣泛應用。

3.Microsoft OneNote

Microsoft OneNote是一款功能強大的筆記應用，它讓使用者的數位筆記本煥然一新，能夠輕鬆駕馭文字、繪圖、螢幕截圖和音訊等各類媒體內容。其獨特的筆記本結構允許使用者在筆記本、分區和頁面中有效地組織訊息，而多媒體筆記功能則讓使用者的創意和靈感得以生動展現。

此外，OneNote還支援即時協作，使用者可以共享筆記本與團隊成員無縫對接。更值得一提的是，它與Microsoft 365生態系統的無縫整合，為使用者帶來了更流暢和整合的辦公室體驗。

與Notion 的相似性

①兩者皆支援創建富文本文件，融入多媒體元素，讓筆記生動多彩。

②即時協作功能，讓團隊分享與編輯更加便利。

③清晰的筆記組織與層級結構，協助高效管理知識。

OneNote特有的功能

①傳統筆記本風範

OneNote的筆記本結構貼近傳統，讓習慣紙筆記的使用者也能輕鬆上手。

②筆記為核心

專注於筆記的記錄與整理，讓您的思考更聚焦。

③Microsoft 365深度整合

與Microsoft 365其他應用程式的無縫對接，為您帶來前所未有的流暢體驗。

適用場景

OneNote更適合個人或小型團隊使用，尤其是在需要捕捉和組織大量筆記、進行簡單協作和分享時。

在選擇企業知識庫管理工具時，重要的是要找到能夠最貼合企業特定需求、提升團隊協作效率並保障資訊安全的工具。 Notion雖然功能強大，但並非所有企業的最佳選擇。透過探索如HelpLook、Confluence和Microsoft OneNote等替代品，企業可以更精準地找到適合自己的解決方案。

特別是對於那些注重使用者體驗、需要高度客製化知識庫且對協作和資訊安全有嚴格要求的企業來說，HelpLook無疑是一個值得期待的選項。點此了解更多關於HelpLook詳情，並免費線上體驗！