8種策略 | 經論證可有效降低企業訓練成本

培訓成本是企業中一個複雜的問題。它完全取決於課程內容、培訓方法以及成本效益。在計算培訓費用時，公司會面臨許多關於包括哪些內容、如何進行以及假設情境的問題。

企業員工培訓的每個面向都會產生自己的成本。例如：

地點：我們專門找個培訓大廳做培訓，還是在公司會議室線下培訓就好？
講師費用：我們需要聘請講師，還是可以使用免費材料？
員工費用：我們是否會支付培訓期間的薪水和福利，還是不包括這些費用？

有很多決定要做，但由於各種無形成本，公司總是會超出預算。

根據麥肯錫公司（McKinsey & Company）的研究，員工培訓和發展很重要；然而，有一些方法可以降低員工培訓成本。 Z世代更有可能查看訓練資料，他們比前幾代人吸收的學習材料多50%。這些統計數據表明，從傳統的面對面培訓轉向新技術非常重要。

這篇部落格將概述了8種策略，旨在降低企業培訓成本，同時不犧牲複雜培訓材料的品質、全面的培訓時間或員工培訓的其他重要方面。

降低培訓成本的8種策略

以下是在不壓縮訓練品質的前提下，降低訓練成本的八種策略。

1. 確定員工的知識差距

在讓員工進入培訓流程之前，要相信他們的天生技能和才華。這是降低培訓成本最被低估的技巧。

要了解員工已經掌握的知識深度。分析知識差距，並根據需求設計技能提升培訓計畫。這樣，您就不會在不需要特定技能和培訓的員工身上浪費投資。

2. 集中培訓資源

對於企業知識管理，您需要一個集中的知識中心，以便員工或客戶在需要答案時可以隨時存取。

分散的知識可能會使您的努力和金錢加倍。知識管理軟體可以透過不同方式集中培訓資源：

• 這可以避免多個部門創建類似的內容。
• 減少講師主導的課程，降低培訓師和場地的成本。
• 借助KMS搜尋功能，員工可以快速找到資訊。
• 實現自訂進度學習。
• 可以單手上傳和管理培訓資源。

像HelpLook這樣的KMS可以幫助您將訓練教材集中在一個地方。它是一個管理系統，可以管理您的培訓材料，並幫助您識別利用不足的資源，從而實現具有成本效益的內容管理。

3. 投資正確的知識管理系統

手動管理培訓計劃可能會花費您額外的資源來建立、上傳、管理、分享和監督知識資產，以維護各種主題。隨著員工數量的增加，您的資源可能會短缺。

您可以透過自動化和集中知識庫來降低員工培訓成本。一種方法是投資於基於知識的軟體，特別是像HelpLook這樣的基於AI的知識管理軟體，它可以處理培訓計劃的管理、編輯和搜尋過程。

專用的KMS軟體專注於功能和優勢，可優化您的訓練流程並降低成本。一些功能包括：

• 進階可搜尋性

KMS提供了複雜搜尋功能，可以快速定位和檢索相關資訊。使用像HelpLook這樣的KMS，您可以快速搜尋文章；結果會根據與搜尋字詞的相關性進行篩選。它們按文章/類別名稱、文章/類別內的搜尋字詞預覽以及文章/類別路徑列出。隨著用例的擴展，您可以解鎖高級搜尋功能。

• 精細的存取控制

使用第三方整合工具添加額外的安全層，以確保每個文件的存取都得到控制，這是一項附加成本。使用KMS軟體可以在知識庫入口網站或知識庫網站上為團隊帳戶、團隊帳戶群組、讀者帳戶和讀者群組提供精細的存取控制。

• 任何裝置均可存取/多端適配

讓您的培訓材料可以隨時隨地訪問，這樣您的員工就可以利用時間並在任何設備上存取它。

4. 利用免費學習資源

網路上的一切都是合法的，這是不可否認的事實。將來自線上行業創作者的優質免費課程添加到組織的培訓材料中。建立一個集中學習中心或內部溝通管道，您可以在其中推薦這些資源，如特定課程、文章和影片。

Coursera/網易雲課堂/慕課等上面有許多大學和機構提供免費課程學習機會，這些課程涵蓋從專案管理到資料分析的廣泛技能。

安排員工參加LinkedIn上免費的領導力和溝通技巧學習課程，以培養他們的軟技能。

5. 減少、重複使用、回收

將您的培訓內容精簡到核心內容。沒有人需要100頁的手冊，如果簡潔的10頁就能滿足需求的話。專注於您的團隊需要了解的內容，而不是可能不錯的內容。

每當出現新主題或在L&D腦力激盪會議中建議改進時，您無需每次都從頭開始創建內容。

要用心並重新利用已經創建的內容，使其滿足最新的要求。例如，如果您的培訓材料不夠自給自足，請將其製作成視頻，使用您上一個銷售宣傳模板並更新數據，從在線可用資源中汲取靈感，添加組織的政策，並融入原創內容。做大量聰明的工作，並始終保持領先。

6. 培養知識共享文化

來自即時體驗的培訓是無可比擬的。不要依賴昂貴的外部培訓計劃，而是識別並利用內部專家在最近完成的專案中獲得的即時經驗來進行研討會、網路研討會和培訓課程。這種指導不僅會增強學習曲線，還會減少對廣泛、正式訓練的需求。

當您採用自助服務時，知識共享幾乎是免費的；您只需要正確的工具。使用KMS進行內部知識共享，如安全的私人文件和員工手冊，員工可以在其中存取相關資訊。

7. 採用微學習以產生最大影響

針對特定的學習目標，創建簡短但有影響力的課程，這些課程易於瀏覽且易於學習者消化。讀者已經因為無聊和耗時而拒絕冗長的課程。除此之外，它們還需要很長時間，增加了課程創建的成本。

為了讓員工的學習變得有趣和輕鬆，請建立小模組並添加遊戲元素，如徽章、排行榜和挑戰。

8. 定期進行成本效益分析

密切注意您的成本降低策略是否有效。平均而言，公司在員工培訓上的支出佔總員工成本的2%。如果您的培訓費用超過這個比例，那麼可能就不值得了。

與其用增加成本的傳統方法給員工帶來負擔，不如考慮實施KMS軟體來減輕他們的工作負擔。當進行成本效益分析以計算培訓計劃的投資回報率時，不要忽視無形成本，如學費報銷、材料格式、溝通和行銷。

透過HelpLook軟體推動員工進行自我服務訓練指導

建議使用HelpLook AI知識庫，為員工建立一個全面的知識庫，所有培訓資源都可以在一個地方存取。提供一個知識門戶，企業內部員工可以按需存取符合他們需求的主題，還可以藉助AI幫忙。

向您的團隊介紹HelpLook，讓他們透過正確的KMS解決方案獨立提升學習吧。 HelpLook可協助組織降低與入職培訓、招募和其他人力資源相關的培訓成本。它透過提供產品演練、內部知識庫、改進的工作SOP流程和更好的支援來增強員工體驗。來免費體驗HelpLook！