碼住！ 15個爆好用知識庫軟體工具分享

市場趨勢：全球知識庫管理軟體的市場規模發展速度非常快，未來幾年仍將持續成長。根據Verified Market Research預測，2028年知識庫管理軟體的全球市佔率將成長到588.1億美元，複合年增長率達12.67%。

知識庫軟體可以幫助企業更快解決客戶的問題，減少了處理客戶電話和郵件的時間，能有效提升客戶的滿意度。因此，許多企業選擇投入這個系統軟體，這也是導致知識庫管理軟體市佔率增加的關鍵因素。

什麼是知識庫軟體？

從本質上講，知識庫軟體是一個數位平台，主要是幫助使用者（無論是員工還是客戶）獨立地尋找問題的解決方案。它就像一個綜合的數位儲存庫，與特定主題、產品或組織相關聯。這個儲存庫通常包含教學材料、逐步指南、常見問題和其他對使用者有用的內容。透過使用知識庫軟體，企業可以提高客戶滿意度和員工的工作效率，同時降低對外部諮詢的依賴。

網路知識庫軟體的出現意味著傳統的使用手冊和指南正在逐漸被淘汰。傳統的使用手冊和指南使用起來很不方便，不好存放，資訊也不好查找，很難保持資訊的時效。相較之下，網路知識庫軟體提供了更方便、更易於更新的資訊儲存和查詢方式，能夠更好地滿足使用者的需求。

優質知識庫平台的基本屬性

為了創建一個高效率的知識庫，需要確保軟體具備相應的功能。

1.高效率的搜尋能力

一個優秀的知識庫應具備快速且精確的搜尋功能。當使用者遇到問題時，它能快速引導他們找到相關的解決方案。如果搜尋功能欠佳，用戶可能難以獲取所需信息，導致工作效率降低。

2.使用者友善的管理介面

雖然使用者體驗是關鍵，但有效的管理也同樣重要。一個使用者友善的介面有助於管理者更有效率地管理內容（包括文章和常見問題解答等），確保資訊的準確性和及時性，從而為客戶提供更好的支持

3.內容分門別類

有組織的內容分類對於提高知識庫的可用性和使用者體驗至關重要。為了方便用戶快速找到所需信息，我們需要採取有序的方法對內容進行分類和排序。這樣不僅可以維持知識庫的有序性，也能提升使用者瀏覽體驗。

4.支援附件

為了更好地傳達知識，文章可以藉助其他資源如PDF、模板和圖文影片等來增強內容。知識庫軟體支援將這些資源與相關文章關聯起來，讓使用者更方便地尋找和使用這些資源，從而更好地理解和應用知識。

5.支持用戶回饋

使用者的回饋資訊是改進知識庫的重要依據。透過直覺的回饋功能（例如點踩）企業可以快速收集到使用者對內容的評價，以便更了解使用者的需求和滿意度。

6.深入分析報告

透過深入分析報告，可以了解內容的表現情況，發現哪些內容受到使用者的歡迎，哪些內容需要改進。這些分析結果可以幫助指導內容創作，使內容更有影響力和實用性。

將以上基本屬性融入知識庫中，可以創建一個既滿足用戶需求，又能提高客戶滿意度，並且讓所有訪客都能順利獲取資訊的優質資源。

15個好用的知識庫軟體

1. HelpLook

HelpLook 是一個對使用者非常友善的知識管理工具，它簡化了內容的產生和檢索，使用戶能夠輕鬆地獲得所需知識。透過先進的AI 搜尋機制，HelpLook 可以快速且準確地幫助用戶找到所需信息，無論是內部還是外部知識庫。

使用HelpLook，可以更好地與客戶互動，充分利用SEO優勢，提升網站的搜尋排名，吸引更多的潛在客戶。同時，HelpLook 還可以幫助提高團隊效率，讓團隊成員更有效率地協作和分享知識。

- 特點：

• 透過AI驅動的知識中心，為用戶提供即時的AI問答、快速搜尋功能和全天候的聊天機器人服務，以幫助他們快速獲取所需的資訊和支援。
• 使用所見即所得編輯器，幫助使用者更方便地編輯和設定文檔，提供富文本和Markdown編輯器，可編輯插入富媒體元素（圖片、表格、影片、GIF、高級表情等）。
• 可自訂存取權限，透過權限設定來保護機密數據，促進團隊內部輕鬆的知識交流，確保資訊安全。
• 強大的數據統計和分析功能可以幫助團隊追蹤並提高知識管理基礎架構的有效性，從而更好地管理和優化知識資源。
• 與Google Drive等雲端儲存解決方案無縫集成，實現文件同步，方便用戶在不同裝置上存取和共享文件。
• 可輕鬆將內容分發到各種社交媒體管道，包括Twitter，Facebook，LinkedIn，VK，WhatsApp，LINE，Reddit，Messenger和Pinterest。

- 定價

標準起價僅49￥/月，有不同的價格方案，可以挑一個最符合的。

2. Confluence

Atlassian Confluence 最初是用來管理和分享軟體文件的工具，如今它已發展成為一個全面的內部知識庫。由於它能夠與其他Atlassian 工具如Jira 和BitBucket 完美集成，Confluence 在軟體生態系統中備受用戶青睞。作為一個功能豐富的平台，Confluence比較適合大型組織使用，對於較小的團隊來說就有點複雜了，不易上手。

- 特點

• 提供了個人化的介面，使用者可輕鬆查看其關注的項目、任務或其他相關資訊的最新動態。
• 為iOS和Android設備提供了專用的行動應用程序，可隨時隨地存取。

3. Nuclino

Nuclino是一個幫助團隊高效協作的知識庫工具。它提供了一個統一的工作空間，使得團隊成員可以更方便地獲取信息，減少任務切換的麻煩，從而更有效率地進行合作和專案管理。

- 特點

• 看板樣式的文件佈局透過視覺化的方式整理和展示內容，使用戶能夠更清晰地理解和追蹤文件訊息，為用戶提供了一種直觀、易用的文檔瀏覽體驗。
• 優化了與專案管理應用程式的同步，確保文件編制與專案基準同步，提高協作效率。

4. Document360

Document 360 是雙重用途的平台，既是知識庫也是文件管理軟體。它擁有Markdown 編輯器來簡化格式設置，還提供安全文件管理。這有助於高效管理、編輯和共享文檔，並確保資料安全。

- 特點

• 版本控制功能可確保文件的完整性，讓團隊能夠追蹤和監控文件的修訂，保留準確的歷史資料。
• 精通科技的使用者可以使用Markdown來精確地格式化和展示技術資料，讓內容呈現得更專業和規範。

- 定價

標準價格為每個項目約1056￥/月。

5. GitBook

GitBook 是一個專為軟體開發團隊設計的文件平台，提供了一系列對開發人員有價值的工具。這些工具包括使用Markdown 進行格式化、包含程式碼片段、類似Git 的版本控制功能（分支）、以及與GitHub 的無縫整合等功能。這些功能可以幫助開發團隊更有效率地編寫、管理和協作文檔，並提高開發效率。

- 特點

• 提供了一個一體化平台，能夠統一處理內部文件和外部知識庫，使團隊可以集中管理所有文件和知識資源。
• 對於領導軟體開發團隊並尋求統一儲存庫來管理所有資訊資產和文件的人來說是不錯的選擇。

6. Notion

Notion 是一個生產力工具，將任務、筆記和wiki整合在一個使用者友善的平台中，協助團隊進行專案管理、文件組織和即時協作，提高工作效率。

- 特點

• 現成的佈局，可快速開始製作內容。
• 同步編輯和線上評論，以增強團隊合作。

- 定價

標準價格為每位使用者約57￥/月。

7. SharePoint

如果你所在的公司已經使用了Microsoft 的產品，那麼透過新增由SharePoint 驅動的內部知識儲存庫，可以進一步擴展公司的資源。 SharePoint 可輕鬆與Teams、OneDrive 和Power BI 報表等其他Microsoft 應用程式協作，從而促進同步和簡化的工作環境。

- 特點

• SharePoint 知識庫可輕鬆與Office 應用程式（如Excel 和Word）集成，使用戶能夠建立文件並將其直接連結到SharePoint 網站，方便團隊成員存取和協作。
• 它作為一個集中的中心，供員工找到所有相關資訊、指南和流程，從而簡化跨部門協作和共享。

8. Zendesk

Zendesk 的客戶支援軟體能夠幫助團隊提供良好的客戶服務。它提供了無障礙的自助服務選項，確保客戶能夠快速獲取所需信息，滿足即時需求。

- 特點

• 在公開之前，可以在即時預覽中體驗和調整個人風格，以確保最終呈現的最佳效果。
• 使用聊天機器人可以全天候獲得回應，隨時準備提供即時的自助服務支援。

- 定價

標準價格為每位使用者約135￥/月。

9. Zoho

Zoho 是一個多功能的客戶支援平台，結合了基於工單的幫助台和自助選項，並利用人工智慧技術提供強大的支援。 Zoho Desk 是該平台的一部分，整合了知識庫，讓用戶能夠存取詳細的信息，從而更有效地解決客戶的問題和需求。

- 特點

• 顧客可以透過幫助中心輕鬆提交支援請求並參與相關討論，以獲得協助和解決方案。
• 也可以在同一平台內與客服進行即時聊天。

- 定價

標準價格為每位使用者約121￥/月。

10. Papyrs

簡單來說，Papyrs 是一個多功能工具，可以用於知識儲存、內部網路或客戶網關等多種用途。雖然它可能沒有一些知名知識庫軟體那麼強大和靈活，但它的易用性也是最大的優點。

- 特點

• Papyrs 提供一套全面的知識庫工具，包括簡單編輯器、搜尋功能和使用者權限管理。

• 可以選擇將部分知識庫公開分享，以便與客戶互動或與外部團隊協作。

11. MediaWiki

MediaWiki 是一個著名的開源wiki 軟體，為集體知識建構提供了豐富的環境。它非常適合團隊協作和社區參與，使參與者能夠共同製作詳細的wiki 和文件儲存庫。

- 特點

• MediaWiki的可自訂擴展，可滿足特定的專案需求。
• 編輯歷史記錄詳細記錄了內容編輯過程，可確保內容準確性，並可輕鬆恢復到先前版本。

- 定價

它是一個開源且免費提供的平台。

12. Guru

Guru 是一個用於管理內部知識資源的軟體解決方案。它採用類似於看板和卡片的方式，可以有效地組織和管理資料。同時，Guru 也強調指定專家在監督資訊內容管理方面的作用，以確保知識的準確性和專業性。這有助於提高知識管理的效率和效果。

- 特點

• 透過在Slack 中進行交互，可以無縫地記錄知識，並將其整理成卡片條目，以便更好地管理和呈現。
• 與Confluence 和Slack 等工具的強大相容性，可實現無縫協作，顯著增強工作流程。

- 定價

標準價格為71￥/月

13. WordPress

WordPress 是一個功能強大且適應性強的內容管理系統，特別適合開發實用知識庫。它提供了直覺的使用者介面和豐富的工具集，讓使用者能夠輕鬆創建客製化的知識庫，簡化團隊的資訊儲存和存取流程。

- 特點

• WordPress 的開源性質允許廣泛的可自訂性。
• 可以自由地管理和控制的內容，同時享受該平台提供的安全保障。

- 定價

它是一個免費的開源平台。

14. Freshdesk

Freshworks 提供了一套全面的客戶參與解決方案，包括CRM、即時聊天和呼叫中心營運等功能。其中，他們的知識管理工具Freshdesk 可以與票務系統輕鬆集成，方便團隊進行知識共享和協作。

- 特點

• Freshworks 提供全面的客戶支援工具，包括CRM 和即時聊天，並由Freshdesk 知識庫提供支援。
• Freshdesk有所見即所得的編輯器、文章的SEO 選項和多語言支援。

- 定價

入門票務系統訂閱– 每個代理商約135￥/月

15.Proprofs

Proprofs 具備很好的創建、設計和分發內容的能力，透過一系列即用模板和靈活的選項，可以建立一個與公司的品牌形象更匹配的知識庫。

- 特點

• 高度可擴展，可與其他系統集成，如LMS（學習管理系統）和CRM（客戶關係管理）等。
• 強大的分析和報告功能，可以即時追蹤學習和培訓進度，評估學習者的知識水平，並產生詳盡的報告

- 定價

標準價格為每位使用者347￥/月，按年計費。

選擇合適的知識庫管理軟體

選擇理想的知識管理軟體需要綜合考慮軟體的功能、易用性和內容架構等因素。團隊可以參考以下關鍵屬性來評估和選擇適合的知識管理軟體：

• 強大且敏捷的搜尋功能
• 使用者友善的內容管理介面
• 結構清晰且易於導航的內容架構

高階的軟體如HelpLook，具備強大的AI搜尋功能、自動問答和AI聊天機器人支持，使用戶能快速找到所需內容。此外，還需提供靈活的編輯工具，如所見即所得的編輯器，使用戶能輕鬆建立和編輯內容。這些功能確保使用者獲得流暢、高效的體驗，進而提升知識管理工具的價值。

選擇合適的軟體只是第一階段。知識庫的真正價值來自於其內容。除了易於使用的軟體簡化維護外，還需要製定嚴格的內容管理制度，並投入時間來確保知識庫的準確性和實用性。建議有興趣的可以去試試看HelpLook，看看它的功能是否能滿足需求。